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2012年06月15日

説明時の内容統一の重要性

 学校説明会やオープンキャンパス、そして学校見学と、教職員はいろいろな場面で入学検討者に説明をしなければいけません。しかし、対応する担当者の回答は統一されているでしょうか?


予想以上に多い個人的見解の回答


 どんな学校においても、すべての教職員が「学校」について同じ見解、同じ説明をするという事は難しい事だと思います。言い換えますと、まず、完全に統一された回答を全員がするのは100%できないと言っても良いでしょう。


 一度でも入学検討者の対応をした経験があれば、質問される内容には常に目新しい内容がある事に気付いているはずです。つまり、それまでにない質問などは、至極当然のように出てきます。


 説明に慣れている方とそうでない方では、質問への回答内容にばらつきもでますし、そもそも自信なく答える方も出てくるものです。大きなイベントになりますと、それこそ、いつもはほとんど対応しない方もかりだされる事もあり、なおさら、他の方と同じような回答になる事は難しいでしょう。


回答に誤差が出てはいけない質問をピックアップしてみる


 さて、全ての質問の回答を全員が同じように答えるのは無理ですとお伝えしましたが、一部の質問に対しては、対応した方の職務によって異なっても不思議な事ではありません。例えば、実際に授業を持っている先生と、そうでない事務方が答える、授業の具体的な中身についてなどです。

 
 授業の細かい進め方などは、さすがに事務方では把握できない部分がありますので、シラバスに書いている事や、それまでの経験から回答するしかありません。しかし、担当講師であれば、事細かに回答ができるわけです。これは言うまでもありません。


 ここでは、回答が担当者によって変わってはいけないものを、まずはピックアップしてみる事をお勧めしたいと思います。


 例えば、一部例をあげますと


・遅刻や欠席の条件(意外に聞かれます)

・進級の条件

・奨学金について(不景気な時ほど頻繁に聞かれます)

・退学率について

・留年の割合について

・入学時の証明書の発行時期について(これは何気に重要)

・学費の支払い期限(分割)
など


 ここであげさせて頂いたものは、一般的なものですが、分からないのに適当に回答すると後で問題となったりする事があるものも含んでいます。特に学費の支払い期限は、ローンの審査の関係もあり、適当には答えるべきではありません。


 また、デリケートな部分として退学率などの、一般的にはそれほど外には出していないものについては、それこそ統一見解をしっかりと決めておかないと、回答者のさじ加減的なものになってしまいますので注意が必要です。

回答内容の統一は重要です



情報共有の場を設けて話し合う


 全体での話し合いというのは難しい場合もありますので、いくつかにグループを分けて(担当部署など)、統一見解にするべきものを出し合い、それを情報共有の場などで、どういう回答にするかをまとめていくと良いでしょう(これは一例です)。


 学校ではなくてもありがちなのが、他の方が間違えを伝えたことによるトラブルなどです。情報共有がされてないとこういう事は頻繁に起こります。そして、上司に質問しづらい環境(これは上司の問題ですが)ですと、尚更起こりやすい問題です。


 特に前述のデリケートな数値の部分は、どこまで正直に伝えて良いかは判断がつかない場合も多くあります(特に悪い数値の場合)。


 私自身経験がありますが、このように質問された事があります。


「最近、学校がつぶれるって話を聞きますけど、おたくの経営状態は大丈夫ですか?」



 実際にこういう質問をされた場合、おそらく回答パターンはいろいろなものになってしまうと思っています。とりあえず、取り繕った回答をするか、それともリアルな話をするのか?というのは、とても難しい問題なのです。


 実際、最近でもこういうトラブルがニュースになっていますが、こういうニュースが出ると、確実に増えるタイプの質問でもあります。そもそも少子化で学生募集が大変なのは分かっていますから、当然の質問といえるでしょう。


 とはいえ、こういう質問こそ、きちんとした統一見解の回答を決めておかないといけません(もちろん、全員で嘘をつこう!というのはなしです)。曖昧な回答にならないように、自信を持って「このように回答する」と決めていれば、答えにくい質問であっても、困ることはなくなるでしょう。


 そして、新たに回答しにくい、あるいは統一した方が良い質問を受けた場合には、それを全体にフィードバックし、情報共有の内容を常に更新できる環境を整えると良いと思います。






学生募集広報戦略



posted by SEMアドバイザー亀田泰史 at 09:00| 教職員指導