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2013年03月29日

ほぼ取材OKをとれる広報担当を目指せ!

 今回は広報担当者が通る「取材依頼」について書いてみたいと思います。

時間がない取材対象選定


 広報担当者ならば誰もが納得できるであろう事がこの取材対象者の選定の話ではないかと思います。


 多くの進学メディアに出稿依頼を出したはいいが、いきなり取材依頼が来て選定の時間がほとんどなかったという経験はないでしょうか?


 これとは関係なくテレビなどの出演依頼など(こちらはさらにひどくて3日後には撮影なので人を数十名集めて欲しいなどザラでした)広報担当者が人を探すケースというものはなかなかに多いものです。


 そういう際に皆さんはどのように探しているでしょうか?


 私が入ったある学校では入職して間もない頃にすぐに取材協力者を探して欲しいという話が来た事がありますが、いかんせん、私自身が学校をまだほとんど理解していない状態で学生に依頼しなくてはいけなかったので大変困った事があります。それまでの取材者データなども一切そこにはなかった事もあり0から探すという状態でした。


 その後、広報取材協力者のデータベースを自分で作りまして、何学科のいつ卒業した方が過去の取材媒体で何に出てくれたかなどをまとめました。作成にはかなりの時間がかかりましたが、それでもこのデータベースを作った事で取材に応じやすい方というのを知る事ができました。また、一つにはその後担当をはずれた時に後任が困らないようにしようと思った事もあります。


 広報であれば、取材絶対NGの方とOK、そして時と場合によってという方がいるのは理解できると思います。


普段の付き合い方で取材のOK度が大きく変わる


 私の広報論ではかなり大事な点がこの部分なのですが、在学生とどれだけ会話をして仲良くなっておくか(さらに言えばどういう人物かを広報が把握)というのは広報にとってはとにかく大事です。


 取材の時だけいい顔をして「お願いします」・・・などというのはなかなか通らないものです。在学時から仲良くしていればそれだけ取材依頼にもOKが出やすくなる、つまりはそこにかかる時間を短縮できるため、余った時間を他の事に有効に使えるようになるわけです。


 学校広報担当に中途で入る方も多いと思いますが(私はほぼこのパターンでした)、そういう方はこの意識を是非もってもらいたいと思っています。また、卒業生も同様です。


 良い学校の場合、卒業生が頻繁に遊びに来るものです。先生や職員に会いに来るという事ですね。これは大規模な大学よりも中小規模の学校の強みだと言えます。


 知っている人がいる、仲良かった人がいる、好きな(人として)教職員がいる・・・そういうものがあれば自ずと卒業生は近くに来た時に顔を出してくれるものです。中途で入った広報担当者は特に卒業生の事は知らないわけですから、こういう「学校が好き」な方とは必ず会話をして仲良くなっておく事をお勧めします。


 こういうタイミングで話を一度でもしておけば、いざ取材依頼をする時には「あの時に会った人」という扱いになるため、依頼を素直に受けてくれる可能性が飛躍的にあがるからです。


ほぼ取材OKの取れる広報を目指す事


 私自身がまさにこの状態を目指していました。広報担当者は学生と授業で触れ合うことはほとんどありませんが(とはいえ、私は講師もしていましたので広報的には有利でした。業務的にはきつかったですが・・・)、話をする機会というものは作ろうと思えばいくらでもできるものです。


 私などは授業が終わる頃は窓口にあえて現れて世間話を自分から振ったりしては多くの学生を話をするようにしていました。たまに同僚には「遊んでいるのか」というような白い目で見られますがそんな事は気にしません。広報にとって、学生と世間話ができるような状態になるというのは重要なのです。


 そのおかげもあり、入職した当時の取材依頼では考えられなかったような状態を作る事ができました。かなりの学生について、「亀田さんからの依頼なら断れないでしょう」という状態にまでもっていったのです。

ほぼ取材OKの取れる広報を目指しましょう



 広報担当者は学校を知らない方に対しての広報物を作るだけが仕事ではありません。その広報物は多くの卒業生や在学生に協力してもらわないと完成しないわけです。その方との良好な関係を普段から築くようにしておく事は広報にとっての最重要課題とも言えるものなのです。


 今現在、「取材の時だけ会話をしています」という広報担当者であれば、その意識は今すぐにでも変えたほうが良いと思います。





学生募集広報戦略



posted by SEMアドバイザー亀田泰史 at 09:00| 人材育成

2013年03月22日

進学フェア視察で感じた事

 先日、大学・短大・専門学校が一同に会する進学相談会の視察に行ってまいりました。昨年も含めほぼ毎年見に行っていますが(私が学校勤めの時には参加校としてブースにおりました)、3月のこの時期の相談会は各校の意気込みなども感じる事が出来ていろいろと感じるところがあるものです。


対象者は誰ですか?


 この時期の相談会となりますと、自ずと対象は新高3と考えなくてはいけません。とはいえ、進学相談会の場合、学校参加という事もありますのでそれよりも若い年代の方が多く参加する事も予想されます。


 3月は時期的に「新しい学校案内」を楽しみにして相談会に参加する学生がいる事も確かです。つまり2014年度版です。


 もちろん3月のこの時期に2014年度版を完成させる事は業務的に忙しいのは間違いないわけですが、そうは言っても用意している学校の方が確実に「有利」「良いスタート」である事は否定できないでしょう。純粋に比較で考えてみてどちらの方が喜んでくれる方が多いかは言うまでもないでしょう。


 今回のイベントではほんの一部の専門学校しか2014年度版の学校案内を出していませんでしたが、もし新学校案内の作成が6月近くなど遅い学校はこの点については意識を変えられた方が良いと思います。「新しいものが出来たら送るから良いだろう?」というスタンスの時点で、既に少子化時代の発想ではありません。


学校で直接渡す資料と同じ発想ではいけない


 実はこの点につきましては毎回感じるのですが、多くの学校が直接学校に来た方に渡すのと同じ方法で資料を用意しています。


 進学相談会では資料を一括してみる事ができる場所があるものですが、今回もこの点を強く感じました。


 学校で直接資料を渡す場合には極端な話何も考えなくても、学生が受け取る資料は「貴校の資料」になります。どんな袋に入れようが、そのまま渡そうがです。


 しかし、こういう進学相談会などでは話が別であると認識しなくてはいけません。

相談会は学校とは違う



 もうお分かりでしょうか?多くの学校案内がずらっと並んでいる場合、どういう状態で用意するかで「目立つ」「手に取られる」確率が物凄く変わってくるのです。


 この記事で写真を出すわけに行きませんので、どの学校がとは書きませんが下記のような場合、進学相談会においては「不利」だと考えた方が良いでしょう。


1.奇抜な入れ物に資料を入れている場合


2.資料を入れている袋が不透明(中身が見えない)場合


3.学校案内の学校名がすぐに分からないデザインの場合(英語が大きすぎるなど)


4.やたらと重すぎる資料



 いくつか例をあげてみました。それぞれの理由を次にあげたいと思います。


進学相談会でやってはいけない資料パターンの理由


、特に強く感じるのが1の「奇抜な入れ物」です。これはぱっと見ると「目立つ」のですが、実際には奇抜すぎるが故に手に取られないのです。


 奇抜な入れ物の場合、形や大きさも他校と違う事が多く、「邪魔」になるという事も多いのです。それ以前に実際にやってみるとわかりますが、同じようなサイズのものを連続してみている時に他の大きさのものがあると、かえってそれを同列のものとして把握できない時があるのです。そのため、奇抜さで勝負するのはそれほどのメリットはないのです。


 次に「資料袋が不透明」の場合です。これは発送時用の袋を使っているのだと思いますが、中身が見えないようにあえて不透明デザインにしているケースがあると思います。


 これも実際に沢山の中の一つとして自校のものを見ていただければ分かりますが、学校案内を見る時には不利です。表紙やキャッチコピーを見て気になる学校の資料を持って帰るわけですが、袋が邪魔をしてそれらのメッセージが届かないと、そもそも手にとってもらえないのです。


 そのため、進学相談会などで出す資料の場合、「透明の袋に入れる」のが最も無難な方法だと思います。目立ちたいと思うかもしれませんが、確実に全員に同じように見てもらえるメリットを無視してはいけません。


 3の「学校名が良く分からないデザイン」というのは袋などではなく、学校案内そのものの話になります。前述のように学校で直接渡す場合には百歩譲りますが、横並びの場合、学生は学校名を見ながら欲しいかどうかを判断していきます。その時に学校名がすぐに把握できないようなデザインの場合、そのまま通り過ぎてしまう可能性が出てきてしまうのです。


 「学校名を確認するはずだ」と思う方もいるでしょう。しかし、それはかなり甘い考えです。どちらが確実に学校名を把握してくれるか?で言えば、やはりぱっと見て分かるものでしょう。沢山の資料が並んでいる場合、それぞれを確認してみるほど時間的余裕もないものです。


 最後の「やたら重過ぎる資料」はもう問題外の一言です。いろいろな資料を見て欲しいという気持ちは分かりますが、そもそもその時点で多くのミスを犯しています。そういう学校は発送の場合でも多くの資料を入れがちなのですが、正直言えば、そんなに読んではもらえません。自分自身の経験を考えてもそう思いませんか?大事なのはこれだけは読んでもらいたい資料というものを確実に読んでもらう事です。


 また、進学相談会において重い資料が問題なのは、学生の行動を一切考えてないからです。学生は多くの資料から気になったものを持って帰りますが、重いものがあるとそれだけ、他校の資料を持つのが辛くなってきます。となりますと、予想できるのは「重い資料は持って帰らない」という判断です。


 私もそうですが、相手の事を考えてない独りよがりな資料セットなどは持ち帰る気は起きません。もしこの記事を読まれている学校で重い学校があれば考え直してください。良い事は一つもないでしょう。


 もっといろいろと感じるところはありましたが、今回の進学相談会で感じた点を少しだけご紹介させて頂きました。






学生募集広報戦略



posted by SEMアドバイザー亀田泰史 at 09:00 | TrackBack(0) | 進学相談会関連